Estratégias pessoais
Há estratégias para reduzir distrações e interrupções que cada um pode adotar, em particular para realizarmos as tarefas importantes que necessitem de concentração. Cada pessoa é uma pessoa e tem a sua realidade. A minha proposta aqui é deixar ideias que cada um possa usar para desenvolver a sua própria estratégia.- Se só puder fazer uma coisa faça esta, se é que ainda não a fez: desligue as notificações do email. Experimente uma semana e veja como se sente. Qual é a pior coisa que pode acontecer se não souber ao minuto que tem emails novos?
- Esta é o nível 2 da dica anterior: marcar na sua agenda períodos específicos para ver o email. Há pessoas que a primeira coisa que fazem de manhã quando chegam ao escritório é ver o email. Há outras que se focam logo na tarefa mais importante que têm para esse dia. Quem terá melhores resultados?
- Técnica do Tomate (em inglês esta estratégia parece muito mais respeitável: Pomodoro Technique). Esta técnica é inspirada nos cronómetros da cozinha em forma de tomate e consiste em focar-se numa tarefa durante 25 minutos e fazer um intervalo nos 5 minutos seguintes. Ao fim de 4 “tomates” faz-se um intervalo maior de 15 a 20 minutos. Eu aplico uma versão simplificada em que estou focada em intervalos intervalos de tempo maiores (tipicamente 55 minutos) usando esta aplicação para contar o tempo. A ideia é que durante o tempo que definiu não faça mais nada além da tarefa que se propôs fazer. Ver o tempo a contar ajuda uma pessoa a resistir à tentação das interrupções internas.
- Esta é outra versão da ideia anterior: reservar na sua agenda períodos de tempo (por exemplo 1h) para se focar nas tarefas que requerem concentração. Se conseguir que esses períodos correspondam aos seus períodos mais produtivos é o ideal (concentra-se melhor de manhã, à tarde ou à noite?). Nestes períodos vai potenciar a oportunidade para entrar naquele estado de flow que conseguimos quando estamos a fazer o que gostamos e nem damos pelo tempo passar. Para aumentar o foco pode:
- tirar o som do telemóvel e desligar outras fontes de interrupção no computador (há até quem bloqueie o acesso a certos sites durante determinado tempo com programas como o LeechBlock para Firefox).
- se puder, isolar-se fisicamente, principalmente se trabalhar num open-space ou então avisar que precisa de se concentrar; até pode pôr uma mensagem em cima da mesa ou combinar com os colegas um sinal (por exemplo se tem o fones) para não o interromperem.
- marcar tempo para se descontrair e distrair depois do tempo de foco.
- Se é interrompido com frequência por um colega, marcar reuniões recorrentes com esse colega para tratar desses assuntos.
- Listar os passos de uma tarefa ou ter sempre à mão onde escrever para apontar o que está a fazer quando é interrompido para ser mais fácil retomar. Fazer listas do que se vai lembrando que tem para fazer em vez de ir logo fazer à medida que se lembra. Escrevendo-as ficam seguras e podem ser esquecidas por agora.
- Partilhar com os colegas estas estratégias para que não esperem por exemplo resposta imediata ao email, não o interromperem ou até se inspirarem e adotarem também novos comportamentos.
- Ter objetivos claros do que quer fazer nessa hora, dia, semana para o ajudar a focar quando começam a aparecer distrações.
Estratégias de equipa
Um dos maiores desafios que tenho é o não ser uma fonte de interrupção. É muito mais fácil interromper um colega, resolver o problema e passar para a tarefa seguinte do que ficar com o problema/tarefa pendurado.Algumas ideias para promover nas equipas momentos de foco:
- Antever necessidade da colaboração dos outros para dar tempo a que respondam ou deem a contribuição ao seu tempo.
- Ir apontando os assuntos para falar com uma pessoa para minimizar o número de interrupções.
- Evitar usar o telefone e enviar email para que a pessoa possa processar o assunto quando lhe for mais conveniente (embora por vezes isto implique que a resolução da questão demore mais).
- Definir períodos do dia em que todos estão focados e que não há interrupções.
Estratégias nas organizações
As consequências negativas do multitasking são conhecidas e mesmo assim as organizações continuam a promovê-lo mesmo que não tenham essa intenção. A capacidade de gestão e o papel da liderança pelo exemplo são essenciais para promover um ambiente onde as pessoas tenham a capacidade de se focar nas tarefas mais exigentes. Algumas ideias para que isto aconteça:- Evitar que as pessoas trabalhem em muitos projetos em simultâneo.
- Definir bem as prioridades.
- Dar o exemplo:
- Não responder a um email segundos depois de o ter recebido, passando a mensagem que é essa a expectativa de comportamento que tem.
- Não pedir com frequência respostas ASAP/urgente/para ontem.
- Não interromper com frequência para saber o estado de alguma tarefa.
- Criar ambientes físicos onde as pessoas se possam focar (por exemplo dar liberdade para que as pessoas trabalhem em casa, se as funções o permitem, ou criarem espaços reservados principalmente em empresas organizadas em open-space).
- Promover reuniões sem computador ou em que não seja aceitável as pessoas estarem a ver o email, o telefone ou a fazerem outra coisa.
- Promover momentos de foco - há até empresas que proíbem o uso do email uma tarde por semana.
Até lá, cada um de nós pode ir experimentando e definindo as suas próprias estratégias. Quais destas estratégias o podem ajudar a atingir melhores resultados e sentir-se melhor?
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